Beschwerdebearbeitung ist personalintensiv, fachlich anspruchsvoll und unter aufsichtsrechtlichen Gesichtspunkten zunehmend kritisch. Fristen, Dokumentationspflichten, die Analyse wiederkehrender Beschwerdegründe sowie die regelmäßige Berichterstattung an Geschäftsleitung und Aufsichtsorgan binden erhebliche Ressourcen – und Mängel in diesem Bereich stehen bei aufsichtlichen Prüfungen regelmäßig im Fokus. Eine Auslagerung an einen spezialisierten Dienstleister ist unter den Voraussetzungen der jeweiligen Auslagerungsvorschriften zulässig und schafft Entlastung ohne Qualitätsverlust.

Wir bieten unsere Leistungen flexibel in drei Modellen an:

• Vollständige Auslagerung der Funktion – Wir übernehmen das Beschwerdemanagement nach WpHG und/oder MaRisk dauerhaft, einschließlich Eingangserfassung und Kategorisierung, inhaltlicher Bearbeitung und Beantwortung innerhalb der aufsichtsrechtlich vorgegebenen Fristen, Dokumentation gemäß den einschlägigen Anforderungen, Analyse von Beschwerdetrends und Root-Cause-Analysen, Berichterstattung an Geschäftsleitung und Compliance-Funktion sowie Meldung beschwerderelevanter Sachverhalte an die BaFin.

• Unterstützung Ihrer internen Funktion – Sie behalten die Funktion intern, wir entlasten punktuell oder dauerhaft: bei der Erstellung und Pflege von Beschwerdemanagement-Richtlinien und Prozessbeschreibungen, bei der Bearbeitung komplexer Einzelfälle, bei der Erstellung des jährlichen Beschwerdeberichts oder bei der Auswertung und Aufbereitung von Beschwerdedaten für aufsichtliche Prüfungen.

• Vorübergehende Wahrnehmung der Funktion – Bei Vakanzen, Vertretungsbedarf oder in Phasen erhöhten Beschwerdeaufkommens übernehmen wir die Funktion zeitlich befristet und stellen die kontinuierliche, fristgerechte Bearbeitung sicher.

Wir richten Umfang und Intensität unserer Tätigkeit an Geschäftsmodell, Kundenstruktur und Risikoprofil Ihres Instituts aus – und gewährleisten, dass die aufsichtsrechtlichen Anforderungen an Unabhängigkeit, Fristen und Dokumentation jederzeit erfüllt sind.